«Wissenstransfer ist Führungsaufgabe»
Verlassen Mitarbeitende ein Unternehmen, gilt es, deren impliziertes Wissen zu sichern. Worauf es dabei ankommt und welche Rolle Führungspersonen spielen, weiss Silvia Schorta*, Expertin für Wissenstransfer bei Personalwechsel.
Redaktion: etextera - Agentur für Text und Design
Wer eine Firma verlässt, nimmt automatisch Know-how mit: Wissen über Prozesse und Abläufe zum Beispiel, in das sich die Nachfolge oft mühsam einarbeiten muss. Damit dieses Wissen im Unternehmen bleibt, müssen Führungskräfte aktiv werden, sagt Silvia Schorta. Die Expertin für Wissenstransfer bei Personalwechsel findet: «Wissenstransfer lässt sich nicht delegieren».
4 Punkte, auf die Führungspersonen beim Wissenstransfer achten sollten
1. Bei welchen Mitarbeitenden ist Wissenstransfer nötig?
Schorta rät, Mitarbeitende hinsichtlich ihres Wissens zu kategorisieren und zu schauen: Bei wem braucht es beim Verlassen des Unternehmens einen Wissenstransfer? Dafür nutzt die Expertin ein Ampelsystem: Wer hauptsächlich vorgegebene Standartprozesse anwendet und über wenig implizites Wissen verfügt, gehört zur Kategorie Grün. Wer daneben auch Aufgaben betreut, für die Sonderschulungen absolviert wurden und sich so ein wenig spezifisches Know-how angeeignet hat, bei dem steht die Ampel auf Gelb. Mitarbeitende wiederum, die etwa Systeme anwenden, die nur sie alleine beherrschen und somit über sehr viel implizites Wissen verfügen, gehören zur Kategorie Rot. Hier ist Wissenstransfer am wichtigsten.
2. Ist interne oder externe Unterstützung gefragt?
Wissenstransfer ist zeitaufwändig und benötigt Unterstützung: Entweder von internen Sparringpartnern oder von externen Fachkräften. Letzteres ist etwa bei vertraulichen Angelegenheiten ratsam.
3. Aufzeichnen statt schreiben
Um Wissen aufzubereiten, braucht es das richtige Handwerkszeug. Schorta rät zu Film- oder Tonaufnahmen. Mit Outlook, Powerpoint oder anderen Programmen lässt sich beispielsweise aufzeichnen, was jemand konkret auf dem Bildschirm arbeitet. «Auch simple Handyvideos erzählen viel mehr als schriftliche Dokumente – und sind vor allem schneller fabriziert», so die Expertin. Wer Beratungsgespräche führt, kann zum Beispiel eine Audiospur davon aufnehmen und diese im Sharepoint ablegen – so weiss die Nachfolge genau, was zu tun ist.
4. Frühzeitig beginnen
«Sofort bei Eingang der Kündigung sollte mit dem Wissenstransfer begonnen werden – und nicht erst eine Woche vor dem letzten Arbeitstag», empfiehlt Schorta. Sonst ist die Gefahr gross, dass der Transfer vor lauter anderen noch zu erledigenden Aufgaben vergessen geht.
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Zur Person:
*Silvia Schorta ist Wissenstransfercoach und unterstützt Schweizer und deutsche Unternehmen in der Wissensarbeit.